En materia de software, Chiclets Adams usa una amplia gama de aplicativos –J.D. Edwards y MP2 entre otros- que corren sobre diversos sistemas operativos y bases de datos. Entre estas últimas están DB2 y SQL Server.

Inicialmente existían licencias de J.D. Edwards solo para el área financiera en donde a cada usuario se le tenía asignado una licencia de acceso al sistema financiero; sin embargo, muchos de ellos las utilizaban solo para revisar reportes o hacer consultas sin llevarse a cabo actividades transaccionales, éstas licencias eran demasiado costosas y no se justificaba su sub-utilización; finalmente fueron retiradas, impactando áreas como la contable y las gerencias financiera y de producción.

En palabras del ingeniero Anderson Rivera, Senior System Analyst en Chicle Adams:

“Primero se inició la búsqueda de una herramienta que permitiera generar reportes conectándose a una base de datos DB2/400, ya fuera en forma nativa o a través de un ODBC y de forma rápida; en esta búsqueda se eligió a Crystal Reports como la herramienta que soportaría este proyecto”.

“Luego se crearon algunos archivos lógicos, (vistas que esperan en el AS/400 para que el reporte indexe o ingrese la información de una forma más rápida, esto fue operado en el AS/400 con un aplicativo que viene con el suite de Crystal, el Crystal Dictionary). Luego se creó una especie de modelo relacional de datos para que una vez basados en este modelo relacional se pudieran generar todos los reportes sin necesidad de que cada vez que se fueran a generar los reportes se tuviera que crear un joint entre todas las tablas, sino tener un modelo consolidado y desde allí acceder la base de AS/400”.

“Después se crearon los reportes con múltiples niveles de drill down, esto era en realidad lo que se necesitaba, ir de un resumen a un nivel de detalle bastante preciso, además la parte de gráficos era lo que más le interesaba a la gerencia; luego se hizo la configuración del servidor web que iba a soportar todo el ambiente de Crystal Enterprise y la conexión del usuario hacia el AS 400, y se creó la página web para integrar los reportes”.

“Finalmente, se hizo el lanzamiento del sistema de consultas, la implementación local se hizo inicialmente a nivel gerencial y luego a niveles más bajos, asistentes y personas del área de usuarios que necesitaban las consultas. Luego la implementación se hizo a nivel regional, en Venezuela la implementación fue sencilla, fue solo instalar el servidor web y configurar los reportes de esa manera se hizo de acuerdo a las necesidades de cada país. Por último se hicieron las instalaciones de los clientes y se dio un panorama general de cómo explotar la herramienta”.

• Aproximadamente 40 usuarios realizan consultas sobre el sistema, directamente sobre los datos de AS 400, las consultas se realizan en línea, a través de la Intranet utilizando Crystal Reports y Crystal Enterprise, lo que permite que los usuarios tengan un acceso más fácil a los datos.
• Los usuarios se encuentran altamente satisfechos por la facilidad en la utilización de las consultas, agilidad en la elaboración de informes y la facilidad de envío de información a Excel, además por la facilidad de bajar toda la información a Excel, Word, o a PDF, para luego enviarla vía email o simplemente para trabajar con los datos.
• Se presentó una gran aceptación especialmente en el área gerencial, que es en definitiva la que necesita información resumida, exacta y en detalle.
• Se disminuyó considerablemente los costos de licenciamiento por usuario y la carga de trabajo de las personas del área financiera.
• Se disminuyeron considerablemente los costos de licenciamiento debido a que se empezaron a retirar usuarios que utilizaban solo las licencias de consulta y se empezaron a conectar a través del sistema que se creó con Crystal Reports.
• La toma de decisiones se hace de una forma más acertada, los drill downs sobre gráficos permiten ver información muy puntual.
• Se están trabajando en la actualidad otro tipo de proyectos utilizando también Crystal Reports, proyectos de mantenimiento con sistemas como MP2 generando reportes a través de Crystal Reports.