La universidad del Rosario en la implementación de su sistema de Planeación de Recursos se vio enfrentada a la necesidad de realizar la documentación de procesos para su utilización dentro del sistema de ERP. La documentación de estos procesos se realizó a través de herramientas de documentación tradicionales como Word, Excel y PowerPoint, dando como resultado múltiples documentos en múltiples formatos, los cuales eran de difícil consulta debido a que la información se encontraba dispersa en distintas áreas de la organización.

Uno de los problemas más grandes era la manera como se estaban documentando estos procedimientos, la imposibilidad de encontrar temas específicos de interés de una manera sencilla y eficiente, en múltiples documentos, hacia que éste sistema fuera poco práctico para la utilización por parte de los usuarios finales.

Debido al alcance del proyecto de documentación se debía encontrar una manera de realizar el despliegue de toda la información de procedimientos para que fuera accedida por todas las dependencias y usuarios de la Universidad. Adicionalmente los tiempos de inicio del proyecto obligaban a una entrega de un sistema de consulta de documentación de alta calidad de una manera inmediata, que incorporara la documentación existente en dicho momento.

La Universidad en su área de sistemas necesitaba mostrar el funcionamiento del nuevo sistema ERP de una manera práctica a las demás áreas de la organización las cuales no tenían conocimiento de la nueva tecnología que estaba en proceso de implementación.

A través de un proceso de asesoría en la elección de la mejor solución, una consultoría técnica sobre las capacidades de la solución para documentación de procedimientos y aplicaciones de Macromedia (eHelp) y el proceso de capacitación, Abits Colombia apoyó a la Universidad del Rosario en inicio de la implementación de un sistema de ayuda para la documentación de procedimientos.

• RoboHelp Office le permitió a la Universidad del Rosario desarrollar un sistema de ayuda utilizando los documentos de Word y PowerPoint que se habían desarrollado con anterioridad, permitiendo un ahorro de tiempo significativo al realizar una importación de documentos ya existentes.
• Adicionalmente la universidad del Rosario pudo realizar el despliegue del sistema de ayuda vía Web, utilizando la Intranet de la universidad para dar acceso a la documentación a toda la comunidad académica utilizando un formato WebHelp, formato propietario de Macromedia (eHelp), el cual permitía que el sistema de ayuda fuera visto a través de cualquier navegador Web, conservando las características claves del sistema de ayuda (el índice, la búsqueda, temas relacionados, Hotspots, etc) ayudando así a los usuarios finales a encontrar temas de una manera rápida y sencilla, maximizando así la utilización de la documentación por parte de todas las dependencias de la Universidad.